Hur ska man hantera olika upphandlingar som kan uppfattas som liknande eller kontrakt som liknar varandra men förekommer i helt olika sammanhang och vid olika tider? Frågan om att slå ihop eller dela upp anskaffningar är en nöt att knäcka för myndigheter i upphandlingsvärlden och har varit föremål för en mängd olika lösningar genom åren.

Den starka grundregeln är att en myndighet inte får dela upp inköp om syftet är att undkomma reglerna (så att värdet hamnar under direktupphandlingsgränsen eller tröskelvärdet).

Det handlar ju här om att sådana regler som annonsering och EU-rättens detaljregler måste följas för att skydda leverantörerna och skapa en fungerande marknad. Försöker man undgå reglerna motarbetas likabehandling och öppenhet som är förutsättningar för syftet med reglerna.

Men hur ska man då kunna argumentera för att två inköp inte alls hänger ihop och inte borde räknas samman?

När man ser på sina planerade inköp över året så ska man först fundera över behovet. Är vissa inköp del av samma behov som myndigheten ska lösa? Finns det här ett samband?

Har inköpen för det här behovet ett samband vad gäller funktion?

Finns det sådana samband kan det vara en indikation på att det är sådana anskaffningar som hänger ihop och borde räknas samman för att gynna den öppna konkurrensen.

Är det inte alls några samband här och det är lätt att argumentera för kan man antagligen tänka sig att anskaffningarna går att separera och inte hänger ihop.

När det gäller behov som är nära varandra och kontrakt som tycks ha liknande syfte inom ramen för sådana behov får man titta på CPV koden och på leverantörgrupperna som blir aktuella. Är det så att de anskaffningar man gör har CPV koder som ligger i närheten av varandra kan det vara tecken på att en sammanräkning borde göras. Är det också så att det är samma leverantörer eller leverantörgrupp som kan tänkas vara intresserade av kontraktet finns ett starkt skäl att räkna samman de inköp som ska göras.

Samma slag och det som regelbundet återkommer

Fram till 1 februari 2022 fanns en regel för beräkning av värdet vid direktupphandling som rätt allmänt uppfattades så att alla inköp av ett visst slags skulle räknas ihop under året. Det var tal om “samma slag” regeln. När lagen uppdaterades tog man bort samma-slag-beräkningen men hamnade i ett nytt dilemma, som omfattar alla andra kontrakt även till högre värden.

I 5 kap. LOU finns nämligen reglerna för värdeberäkning av upphandlingen och i kapitlets 11 § anges att det som regelbundet återkommer ska räknas ihop under antingen en period 12 månader före eller efter inköpet och gäller liknande kontrakt (eller en serie av kontrakt). Det förefaller som om “det som regelbundet återkommer” är samma sak som det borttagna”samma-slag” i praktiken.

Litet osäkert är det här i alla fall, i väntan på rättvisande praxis. Det är lite överraskande att ändringen inte var mer analyserad, men det kan bero på att tidigare utredningar har uppfattat att “regelbundet återkommande” inte har varit så värst problematiskt (vilket samma-slag istället varit).